O scrisoare de formă este un document standard care este creat prin combinarea documentului și a datelor unice, cum ar fi nume, date sau alte date unice pentru a forma o literă. Literele formate facilitează obținerea tuturor informațiilor pertinente și o prezintă într-un format ușor de citit într-un mod unic pentru fiecare cititor.

Mai jos este un exemplu de date baze de date care conțin două nume și mașini despre care se știe că dețin, o scrisoare formulară și rezultatele primei litere de formular finalizate folosind datele bazei de date.

Datele bazei de date

 John Smith, Nissan, 1997, negru
Jane Doe, Honda, 2003, alb 

Exemplul scrisoare scrisoare

 dragă , Dealerul meu de mașini este în nevoie disperată de un folosit  și ar fi dispus să tranzacționeze în mașina dvs la valoarea dublă. Te rog, întoarce-te la mine, ca să te putem duce într-o mașină nouă. 

Exemplu de litere de formular completate

 Dragă John, distribuția mea de mașini are nevoie disperată de un Nissan negru utilizat în 1997 și ar fi dispus să tranzacționeze în mașină la o dublă valoare. Te rog, întoarce-te la mine, ca să te putem duce într-o mașină nouă. 

 Dragă Jane, distribuția mea de mașini are nevoie disperată de o mașină albă folosită în 2003 și ar fi dispusă să tranzacționeze în mașină cu o dublă valoare. Te rog, întoarce-te la mine, ca să te putem duce într-o mașină nouă. 

Termeni de bază, formular, scrisoare, șablon